2014年03月11日

アポイントメント

 オーツはいろいろな人と会います。1対1のときもありますし、数人〜数十人の会議という場合もあります。そんなとき、たいていは事前に何日の何時にどこで待ち合わせるかを確認します。簡単に言えばアポイントメントを取るということです。
 1対1のときは、二人で手帳を見ながら話をすれば決められます。
 問題は、複数の人が関係する場合です。
 オーツが関係する多くの会議では、事前に候補日が揚げられ、それぞれの場合で出欠を聞かれ、出席者が最大になるような日が設定されます。候補日は、どうしても外せない「○○長」の人の都合を勘案して決めるものでしょう。
 さて、先日、ある外国人と打ち合わせが入りました。基本は1対1の面談ですが、その関係者も同席するので、数人での1時間ほどの会合ということになります。その仲介をする会社があって、そこからオーツに連絡があったのですが、いきなり平日の 11:00 を指定され、この日時でいかがですかという話でした。
 オーツは出張と重なっていて、無理なので、その日時は断りましたが、あとから考えてみると、こんなふうにいきなり日時を指定してくるのは失礼なのではないかと思いました。
 仕事をしている場合、平日ではなかなか指定された時間が空けられないという場合もあるでしょう。休日だって、さまざまな予定(プライベートを含む)が入っている場合も多いものです。それぞれ自分だけの都合で決めているわけではなく、関係者と打ち合わせて、その上で日時を決めているので、それを動かすとなればあちこちに迷惑がかかります。動かせない場合も多々あります。
 相手がふだん日本にいない人であっても、そういう事情は同じです。来日する日時に限定があるとしても、1対1の対等の関係であれば、それぞれの都合をすりあわせて日時を決めるべきで、外国人の都合を優先するという考え方はオーツにはありません。どうしても都合が合わないならば、今回の話はキャンセルするしかありません。
 いざとなれば、深夜でも早朝でも時間を割くことは可能ですが、それにしても、先にスケジュールを聞かれないと、空いた時間はなかなか確保できません。
 いきなり時間を指定されて、このときはいかがですかと聞かれたのは珍しいことです。
 オーツは、ダメだと断るときに、その前後のオーツの予定を示して、空き時間を明示しました。
 後日、その中の一つを指定されました。

 そういえば、いきなり日時を指定してくる組織がもう一つあります。オーツを含む10人ほどで会議を行うのですが、事務局がいきなり土曜日の午後を指定してきます。1か月以上先の日時を指定してくるので、なるべくそれにあわせるようにしますが、もしも、その組織の事務局が関係者の最大多数が出席できるようにするという意志を持っているなら、2か月くらい前に会議の候補日を2〜3日挙げて、それぞれの出欠を聞くようにするほうが望ましいと思います。それを総合して日時を決めるということです。
 こういういきなりの日時指定は、なんだかオーツが軽んじられているような(あなたは出席してもしなくてもいいですよという意味ですが)扱いを受けているように感じます。
posted by オーツ at 06:26| Comment(0) | TrackBack(0) | 日常生活 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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