2008年01月20日

年賀状の住所録を整理するためのソフト

 オーツ流の年賀状整理術をブログに書いたところ、
2008.1.10 http://o-tsu.seesaa.net/article/77514368.html
2008.1.11 http://o-tsu.seesaa.net/article/77706746.html
2008.1.12 http://o-tsu.seesaa.net/article/77922982.html
2008.1.13 http://o-tsu.seesaa.net/article/78104954.html
それを読んだ方から、年賀状の住所録を整理するためのソフトとして、オーツは何を使っているのかという質問がありました。自分も使いたいということのようです。
 答えからいうと、実は市販の住所録ソフトを使っておらず、自作のソフトを用意しています。
 オーツ流は、考え方が古いのです。年賀状整理については20年前から同じやり方です。
 20年前は市販のソフトがありませんでした。いや、正確にいうと、市販ソフト(MS-DOS 版)があって、それを使ってみたこともあるのです。しかし、オーツ流のやり方がそのソフトでは実現できなかったために、1年だけ使って止めてしまいました。ですから「ソフトがなかった」というよりは、オーツの流儀を実現できるソフトがなかったというべきでしょう。
 それからは、市販ソフトを買おうともしていません。
 もしも、今のオーツのやり方がすべて実現できる住所録ソフトがあったら、乗り換えてもいいかなと思っています。そんなのがありますかね? オーツはめんどくさくて調べようとも思わないのですが。
 住所録ソフトの要求機能は、以下のようなものです。実は、現在、オーツの自作ソフト+エディタで実現している機能です。
(1) 登録できる住所録の人数がほぼ無制限であること
 年賀状を出すとき以外にも使うことがあるからです。事実上、数千人記録できれば十分ですが。
(2) 情報として、氏名、旧姓(場合によっては戸籍姓)、ふりがな(複数)、自宅住所、自宅電話、ケータイ番号、自宅FAX、勤務先名称、勤務先所在地、勤務先電話、勤務先FAXが入れられること
 メールアドレスは、オーツの場合は別に整理していますので、欄がなくてもいいです。
 電話とFAXは、コメント欄でもいいかもしれません。
(3) 外国在住の人にも出せるように、アルファベットの氏名表記、住所表記が入れられること
 同じ人が、外国に行ったり、日本に戻ってきたりするので、漢字表記の名前や日本での住所も残しておく必要があります。年賀状の到着を確認・記録するためには、漢字やふりがなで検索するからです。本人が外国に行っていることをこちらがうっかり忘れている場合があります。漢字やふりがなで氏名を検索できるようにしつつ、名前と住所を印字するときはアルファベットで印字できるようになっていなければなりません。
(4) 住所録に登録されている相手を検索するときは、記録されているすべての情報を手がかりにできること
 何を手がかりにして検索することになるか、事前に予測できません。
(5) 年賀状の到着を記録する欄(年号記入欄)は50年分以上あること
 ソフトは古くなりませんので、一生(死ぬまで)使える設計になっていなければなりません。場合によっては、今後 Windows がなくなって、他のOSが標準になるかもしれません。それでも使えるようでなければなりません。(これはさすがに要求機能として厳しすぎますかね。)しかし、住所録はデータが命です。
(6) 年号記入欄は、何が来たのか(喪中ハガキか、年賀状か、mail か)も合わせて記録できること
(7) 年号記入欄は、「平成」などの年号表記でも西暦でもいいこと
 オーツの場合、今は、西暦にしていますが、「昭和」時代は年号を使っていました。
(8) 到着年号記録を利用して、特定の条件の人を抜き出せること
 過去2年続けて送ってこない人を抜き出したいのです。
(9) 「その年だけ出さない」マークが個別につけられること
 喪中に対応するためです。
(10) 「その年だけ出さない」マークがいっせいに消せる(元に戻せる)こと
(11) 「こちらからは出さない」マークがつけられること
(12) タックシールに住所・氏名が印字できること(そういう形に変換して出力ができること)
 実際の印字は、ワープロソフトに任せてもかまいません。
(13) タックシールに出力する形式の他に、氏名・住所だけの一覧表の形式(1行に一人の形式)でも出力できること
 送り先一覧を作成し、確認したり、それを保存したりするためです。
(14) 自宅宛てに出す場合と、勤務先宛てに出す場合が簡単に切り換えられること
 年賀状は、相手の自宅宛に出すのですが、場合によっては、(年賀状以外のものを)勤務先に宛てていっせいに出すことがあります。
(15) 自宅宛てに出す場合に、自宅住所が記録されていない人には、勤務先名称と勤務先所在地を住所代わりに利用して印字できること
(16) 勤務先宛てに出す場合に、(勤務先名称があっても)勤務先所在地が記入されていない人の場合は、自宅住所を利用して印字できること
(17) 年賀状以外に、「○○通知」など用途によって出す相手の範囲が切り換えられること
 適当な欄にマークを入れる方式でもかまいません。オーツの場合、転居先通知、新勤務先通知、○○プロジェクト関係者、○○関連書類送付先など、数十種類のマークが付いています。
(18) コメント欄があって、自由にいろいろ記入できること
 家族情報、別住所、旧住所や旧勤務先などを記録しておくためです。しばしば非常に長くなることがあります。
(19) 他のソフトに住所録データがエクスポートできること
(20) 他のソフトから住所録データがインポートできること
 もしかして、今後ソフトを乗り換えることがあるかもしれません。ソフトは金を出せば買えますが、住所録データは、自分の時間をかけて作った財産であり、金では買えませんから、きちんと(双方向に)移行できなければなりません。というわけで、(19)と(20)は必須の条件です。

 こんなことが実現できる住所録管理ソフトはあるでしょうか。知っている人がいたらオーツに教えてください。
posted by オーツ at 06:03| Comment(0) | TrackBack(0) | 日常生活 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする